Full service digital agency.

Wij ontwikkelen digital experiences die een glimlach op je gezicht toveren

Leer ons kennen

NL slash EN

Hoe wij Workplace by Facebook gebruiken als social network

Facebook at Work is Workplace by Facebook en wordt binnenkort gelanceerd voor het grote publiek. Het is de business versie van Facebook, bedoeld voor interne communicatie. Als Dept zijn we toegelaten als één van de 400 wereldwijde bèta-testers. Niet alleen spannend omdat we Workplace kozen om de gloednieuwe cultuur te laden, maar ook omdat we het eerste digital agency zijn dat het platform mocht testen.


Voordat je verder leest eerst even wat context. Want als netwerk groeien we hard. Inmiddels bestaan we uit zeven bedrijven in vijf verschillende landen en zijn we het afgelopen jaar gegaan van 150 naar ruim 400 collega’s. Dept is het overkoepelende merk, houdt de boel bij elkaar, combineert projectteams, neemt de overhead uit handen en waarborgt de gezamenlijke cultuur.


Natuurlijk zijn we als digital agency de hele dag omringd door de laatste technologie. Zo heeft de helft de nieuwe iPhone 7 in huis, wordt er druk geëxperimenteerd met Virtual Reality en volg je de meesten via Snapchat en Instagram Stories. Het is ons werk om uit te zoeken welke technologieën wél en welke juist niet handig zijn voor onze klanten. Maar dat betekent ook dat we zelf gewend zijn aan de beste gebruikservaring, altijd en overal. We willen op kantoor, bij de klant, of thuis op de bank zelf net zo gemakkelijk kunnen werken. We maken daarom gebruik van zoveel mogelijk cloud-diensten; werken volledig in Google Apps, slaan alles op in Dropbox en ik communiceer net zo gemakkelijk met een collega via e-mail als WhatsApp.

Op het gebied van interne communicatie was er echter nog een gat. Ons intranet is al een paar jaar dood en op dit moment communiceert een klein gedeelte uit noodzaak via Yammer. Maar toen kwamen de eerste geruchten over Facebook at Work en werden we ook nog eens geselecteerd als één van de beta-partners. Een unieke kans, hier delen we graag onze eerste ervaringen!

 1. Set-up

Workplace start vol tips en filmpjes die je de mogelijkheden van het platform laten zien. Uiteindelijk hebben we iedereen via deze vijf simpele stappen laten weten op welke manier we het platform in zouden zetten:

  1. In de groep ‘Iedereen bij Dept’, kun je dingen posten die we allemaal moeten weten. Zoals een blog die je hebt geschreven, een project dat live ging of een nieuwe klant die je hebt binnengehaald, etc.
  2. In de groepen ‘Technology, ‘Data & Media’ en ‘creativiteit’ kun je alle expertise zaken posten die interessant zijn voor andere Depster. Zoals relevant (extern) nieuws, blogs, artikelen, podcasts etc.
  3. De groep ‘Dept in het nieuws’ zal worden beheerd door het marketingteam.
  4. We hebben Work-chat (helemaal geweldig en beter dan Hipchat & Slack) dus ga je gang en praat met elkaar en in groepen.
  5. We hebben hier de evenementenagenda, waar we je op de hoogte houden van onze evenementen en waar je je ook kunt registreren.

Een screenshot van de groep ‘Everybody at Dept’

Let it go!

Facebook heeft het welkome voordeel dat ook de business-versie draait om self-organizing communicatie, want iedereen kan alles plaatsen. Communicatie is niet meer beperkt tot een select gezelschap dat kan mailen naar ‘all’. Er is geen onderscheid meer tussen vestiging, label of land. Daarbij weten we allemaal hoe het platform werkt, aangezien het een slimme kopie is van je persoonlijke Facebook-pagina. De afgelopen maanden leerden ons dan ook vooral om los te laten en te vertrouwen op de herkenbare vorm.

We hebben de lancering van het platform in gang gezet met vier simpele stappen:

  1. Het is van belang dat je ervoor zorgt dat je account geüpdatet is met een leuke profielfoto en de juiste (contact)informatie.
  2. Zorg ervoor dat je FB@Work installeert op je mobiel. Hoe? Pak je telefoon, ga naar deze link en volg de instructies.
  3. Nu kun je FB@Work zelf verder verkennen en beginnen met delen/liken/commenten!
  4. Wacht alsjeblieft tot volgende maand met het aanmaken van groepen en events; we willen het systeem clean en simpel houden in het begin.

En toen waren we online. Ineens zagen we de lunch van onze collega’s in de UK voorbijkomen, lazen we slimme blogs die eerst verdwenen in de jungle van de mailinbox en kregen we praktische office updates of introducties van nieuwe mensen. Iedereen is vrij om alles te delen waarvan hij/zij denkt dat het voor collega’s interessant kan zijn. Zolang het niet discriminerend of aanstootgevend is natuurlijk 😉

Een mobile screenshot.


3. Kies ambassadeurs

Met de uitrol van Workplace hebben we verschillende mensen gevraagd om informatie te boosten. Zo helpen HR en Recruitment de People News-groep levend te houden, zorgt Marketing voor de groep Dept in the News en regelt Office alle zaken in de groepen Amsterdam, Rotterdam, Manchester, Boston en Zaragoza. De strategen en leads onderhouden de inspiratiegroepen rondom Data, Tech en Creativity, en de groep Banter viert hoogtij op de vrijdagmiddag. Zo is de newsfeed om dit moment een mooie mix van social, fun en business.


 4. Laat het werken

De belangrijkste vraag is natuurlijk hoe je ervoor zorgt dat mensen het platform ook echt gaan gebruiken. Met het samenvoegen van zes bureaus onder het Dept label hebben we op dit moment te maken met allerlei bestaande communicatiesystemen die op de autopiloot worden gebruikt. Zo chat de ene helft via Slack, de andere helft via Hipchat en Google Hangout, worden er updates op Yammer gezet en blijft WhatsApp een handige manier om even snel iets te checken. In het kader van FOMO hebben we besloten om geen interne nieuwsbrief meer te versturen en hebben we veel van ons standaard mail-to-all verkeer verplaatst naar Workplace. Zo worden ook belangrijke management updates en presentaties voortaan via het platform verspreid.

Op dit moment heeft 95% van alle ‘Depsters’ zijn of haar Workplace account geactiveerd en heeft 90% ook netjes het bedrijfsprofiel bijgewerkt. Dit is overigens een bijkomend voordeel; Workplace biedt zo meteen een ‘smoelenboek’ van al je collega’s inclusief foto, e-mail en telefoonnummer. Het dashboard zorgt ervoor dat je precies kunt zien hoeveel en welke collega’s het platform gebruiken, maar ook waar je nog aan moet werken als het gaat om engagement. Zo zien we bijvoorbeeld ook dat (pas) 57% de mobiele app actief gebruikt.

Als we terugkijken naar de posts die het beste scoren qua betrokkenheid dan zien we dat de felicitaties bij gewonnen pitches en awards je om de oren vliegen, er veel interesse is in nieuwe projecten en dat nieuwe mensen warm worden onthaald. De topscorers zijn de foto’s en filmpjes van het bedrijfsuitje in september. Workplace blijkt voor ons dan ook vooral een platform om successen te vieren en herinneringen aan onvergetelijke uitjes, pitches en vrijdagmiddagborrels te waarborgen. Het is een tool die het e-mailverkeer binnen Dept aanzienlijk heeft beperkt en – misschien wel het belangrijkste – de grenzen heeft doen vervagen. 


Na een paar maanden Workplace kunnen we concluderen dat het voor ons een belangrijk intern communicatiekanaal is geworden. Een vervanging van e-mail? Een nieuwe database? Dat is het niet, maar het vermindert wel de versplinterde communicatie op uiteenlopende platforms. Met veel verschillende partijen op verschillende plekken is vlotte, heldere interne communicatie voor ons een uitdaging en van groot belang. Workplace is een efficiënte manier om iedereen in één keer te informeren. Dit bespaart aanzienlijk veel tijd. Bovendien bekijken we nu of we onze Dept Wiki op termijn naar het platform kunnen verplaatsen. 

Wel zien we dat Work Chat – de speciale Messenger-app – nog niet zo goed wordt gebruikt als we van tevoren hadden gedacht. Vooral omdat er nog een groot aantal andere Messenger-apps in omloop zijn. Ook blijven we werken aan de engagement, want ook daar blijft het een kwestie van nieuwe dingen uitproberen en blijven verbeteren, zeker omdat Facebook aan de lopende band nieuwe diensten en features aankondigt. Maar dat is gelukkig iets wat we met z’n allen gewend zijn.


Marjan Straathof, Marketing Manager

marjan@tamtam.nl

+31(6) 5471 3934

Connect